Laat het eerst duidelijk zijn dat er geen vaste regels zijn als het gaat om het maken van een professionele presentatie. Er spelen veel factoren een rol waarmee u rekening moet houden en uiteindelijk zult u op uw eigen oordeel moeten vertrouwen wanneer u het verzendt. Dat gezegd hebbende, zijn er bepaalde richtlijnen die u door dit soms moeilijke proces kunnen helpen.
Een professionele presentatie maken
Dus pak pen en papier en begin dingen op te schrijven, ouderwets. Laten we beginnen met het beantwoorden van de basis-W-vragen: Wat, Wie waar En Wat.
Eerst en vooral moet je weten waar je presentatie over gaat. Is het een bedrijfspresentatie, een productlancering…enz. Dit klinkt misschien belachelijk voor de hand liggend, maar de eerste stap om iets te schrijven, of het nu een verhaal, een artikel of een presentatie is, is het schrijven van de titel.
WHO
Het beantwoorden van de "Wie"-vraag is uiterst belangrijk! Wie gaat deze presentatie zien? Wanneer je deze vraag beantwoordt, creëer je ook een einddoel voor de presentatie. Het tonen van een bedrijfspresentatie aan nieuwe werknemers van het bedrijf en het presenteren ervan aan een potentiële investeerder of klant hebben heel verschillende doelstellingen en hoewel de titel van de presentatie hetzelfde kan zijn, is het doel dat niet en dat zal later effect hebben bij het schrijven van de inhoud.
Waar
Veel mensen missen deze vraag en het is het verschil tussen die investering krijgen waar je naar op zoek was en volledig genegeerd worden. Een presentatie kan op verschillende manieren worden gepresenteerd. U kunt het via e-mail verzenden zodat de lezer het in hun eigen tijd kan beoordelen, en u kunt het zelf presenteren voor een publiek. Weten waar (en hoe) de presentatie wordt gepresenteerd, is van invloed op de lengte van de presentatie en de daadwerkelijke inhoud. Als u deze presentatie zelf presenteert, wilt u niet dat er te veel tekst in zit, omdat u wilt dat het publiek op u gericht is en niet op alinea's tekst op het scherm achter u. Om nog maar te zwijgen van het feit dat je rekening moet houden met hoeveel tijd je hebt om te presenteren en hoe lang elke dia zal duren. Aan de andere kant, als je deze presentatie via e-mail naar iemand stuurt, moet je genoeg inhoud schrijven zodat ze je bericht kunnen begrijpen zonder dat je erbij bent om het uit te leggen, maar niet te veel zodat ze zich vervelen of overweldigd raken en het niet lezen. helemaal niet! Zodra u deze informatie heeft, kunt u aan de slag gaan. Hier is een stapsgewijze handleiding:
1. Beschouw dia's als "kopteksten"
Meestal een onderwerp=koptekst=dia. Zoals in het begin vermeld, zijn er geen regels in steen gebeiteld, maar beschouw dit als een algemene richtlijn. Denk nu aan alle mogelijke kopteksten, in willekeurige volgorde, die relevant kunnen zijn voor uw presentatie. Als het een bedrijfspresentatie voor werknemers is, kunt u het volgende overwegen:
- Bedrijfsoverzicht
- Beheer
- Producten
- Kantooretiquette
Als het een bedrijfspresentatie voor investeerders is, kunnen uw kopteksten iets anders zijn:
- Overzicht
- Technologie
- Concurrentie
- Markt
Dit zijn slechts enkele voorbeelden, u zult er nog veel meer hebben als u klaar bent. Schrijf alle kopteksten die in je opkomen zonder jezelf te beperken en in willekeurige volgorde.
2. Schrijf Schrijven Schrijven
Ga nu over elke kop en schrijf inhoud die overeenkomt. Schrijf alles waarvan u denkt dat het belangrijk en relevant is voor die specifieke koptekst. Maak je geen zorgen over hoe het eruit ziet, hoe lang het is of grammatica. Schrijf gewoon alsof je tekeer gaat over je bedrijf voor een enthousiaste luisteraar. Je zou versteld staan van de dingen die in je opkomen.
3. Verwijderen Verwijderen Verwijderen
Op dit punt heb je een aantal kopteksten met een heleboel tekst. Nu moet je nagaan welke koppen misschien niet echt relevant zijn, welke koppen misschien kunnen worden gecombineerd tot één (bijv. R&D en Technologie), en welke koppen niet echt genoeg inhoud hebben om te laten zien. U houdt rekening met hoeveel inhoud u voor elke koptekst hebt geschreven en welke kopteksten er niet toe lijken te doen. Dit is een stap in twee fasen:
- Kopteksten – Onthoud dat het aantal kopteksten meestal overeenkomt met het aantal dia's, hoewel er een paar uitzonderingen zijn. Op dit punt moet u nadenken over hoeveel dia's u uw presentatie wilt hebben (denk aan de "Waar"-vraag!).
- Inhoud - Begin met het verwijderen van irrelevante of overbodige inhoud, zodat alleen wat belangrijk is voor uw einddoel aanwezig is. Ga over grammatica en spelling en zorg ervoor dat het perfect is. Nogmaals, u moet de "Waar" -vraag overwegen. Als je deze presentatie zelf presenteert, wil je minder inhoud per koptekst (slide). Als je dit naar iemand stuurt, lees de tekst dan hardop voor en probeer je voor te stellen dat je niets van het bedrijf af weet – zou je dat begrijpen?
4. Creëer!
Het moeilijke deel ligt achter je! Op dit punt moet u het medium kiezen waarin u uw presentatie wilt maken. Een zeer moeilijke en latere stap bestaat uit het ontwerpen van uw presentatie om deze er professioneel uit te laten zien. Een presentatie die er slecht uitziet, straalt immers slecht uit en levert niet het gewenste eindresultaat op. Maak een presentatie met Emaze om deze stap over te slaan. Op die manier is elke dia die u maakt al ontworpen en klaar voor gebruik! Zodra u beslist waar u uw presentatie wilt maken, begint u gewoon met het maken van de dia's met de koppen en inhoud.
5. Maak er een boeiend verhaal van
Het is belangrijk dat uw presentatie een verhaal vertelt en dit wordt gedaan door uw dia's te herschikken om de informatie in de juiste volgorde over te brengen. Er is hier geen regel, je moet nadenken over hoe je wilt dat je verhaal verteld wordt. Wilt u de markt en behoefte aan uw product presenteren en vervolgens uw bedrijf of andersom?
6. Lezen, bewerken, herhalen
Open uw presentatie en lees deze van begin tot begin hardop voor. Vind dingen die u storen, grammaticafouten en typefouten, herschik de diavolgorde...etc. En voer deze stap vervolgens opnieuw uit. En opnieuw. En opnieuw. Tot het niet meer hoeft. Succes!
